Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение

Система технической документации на АСУ

УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ

System of technical documentation for computer control systems. Registration, storage and access
Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 14 мая 1980 г. № 2102 срок введения установлен
с 01.01,81
Настоящий стандарт распространяется на техническую доку­ментацию на автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 24.101—80.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполня­ют по ГОСТ 2.501—68 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Еди­ной государственной системы, делопроизводства, распространяю­щихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.
1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполне­ния и характера использования подразделяют в соответствии с ГОСТ 2.102—68 на подлинники, дубликаты и копии.
1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять орга­низация (предприятие) — держатель подлинника.
1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 24.101—80, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий)—участников создания АСУ.
Каждый из документов, входящий в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником, дубликатом или учтенной копией.
Издание официальное Перепечатка воспрещена
* Переиздание (май 1986 г.) с Изменением № 1, утвержденным в ав­густе 1985 г. (ИУС 11—85).
Документы, разработанные организацией (предприятием) — хранителем полного комплекта, включают в него в виде подлин­ников.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА

2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентар­ных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501—68. Инвентарные книги подразделяют на:
книги подлинников (ИКП);
книги копий (ИКК) документов, выполненных другими орга­низациями;
книги дубликатов (ИКД).
Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядко­вые номера.
2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненных ! по формам 2, 2а, 26, 2в ГОСТ 2.501—68. В карточке учета доку- | ментов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Ин- ! деке предприятия», «Продолжение на листе», «Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк таб- । личной части. I
2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета до­кументов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными ; непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконт­роль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:
пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);
наличие необходимых подписей и дат;
комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
наличие всех листов подлинника, включая приложения.
2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах подлинника. Каждому учтенному подлиннику при­сваивают один инвентарный номер независимо от количества ли­стов.
Допускается заполнять графы учета только на титульном и । заглавном листах документа.
2.6. При учете восстановленного подлинника в графе «Приме­чание» ИКП делают отметку «Восстановлен, дата и подпись сот- 110
рудника», в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс «В».
2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригод­ность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.
2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе «Примечание» указывают организацию (пред­приятие) — держатель подлинника.
2.9. Дубликаты в организации (на предприятии)—держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета до­кументов, составленной на соответствующий подлинник. В графе «Абоненты» проставляют наименование организации-дублера, в графе «Дата» — дату отправки дубликата, в графе «Кол. экз.» — количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом «Д», например, «Д1».
2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК, при этом в графе «Кем выпущен» указывают наименование организации-разработчика. Инвентар­ный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотруд­ника проставляют на первом листе копии документа.
2.11. В справочном приложении даны примеры заполнения кар­точек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учетную копию документа.

3. ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ

3.1. Хранению в отделе (бюро) технической документации под­лежат только учтенные документы.
3.2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главно­го архивного управления при Совете Министров СССР.
3.3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стел­лажами, шкафами для размещения документов.
Документы следует хранить раздельно:
подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты; конт­рольные копии; рабочие копии; копии документов других органи­заций; документы и отдельные листы документов, аннулированные по извещениям.
Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к АСУ.
3.4. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрован- ными. Подлинники дубликаты, выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется хранить в папках с клапанами, папки устанавлива­ют в вертикальном положении на стеллажах (шкафах). В доку­менте, выполненном, в основном, на листах формата А4 по ГОСТ 2.301—68, отдельные листы формата АЗ и более допускается скла­дывать по размеру формата А4.
Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведе­ния, необходимые для поиска документа (инвентарный номер, наи­менование АСУ, обозначение документа и др.).
3.5. Копии следует хранить переплетенными, листы формата АЗ и более должны быть сложены по размеру формата А4.
Допускается изготовлять уменьшенные дубликаты и копии доку­ментов по отношению к подлиннику при условии соответствия их требованиям ГОСТ 2.301—68, ГОСТ 13.1.003—83 и возможности внесения изменений. На дубликатах и копиях документов, изготов­ленных с изменением масштаба, на свободном поле в левом ниж­нем углу первого листа (страницы) дубликата, копии должен быть поставлен штамп размером 15X60 мм, высотой шрифта 3 мм — «масштаб изображения изменен».
3.6. 3.5. (Измененная редакция, Изм. № 1).
3.7. Передача подлинников (дубликатов) в специализирован­ный фонд (фонд алгоритмов, программ и др.) должна быть офор­млена актом.

4. ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ

4.1. Дубликат действует на правах подлинника только для сня­тия копий.
4.2. Изготовление дубликатов — по ГОСТ 2.502—68.
4.3. В случае передачи подлинников в специализированный фонд организация-разработчик должна изготовить дубликаты передаваемых документов для хранения и снятия копий.
4.4. При отсутствии надобности в дубликатах в организации- дублере дубликаты подлежат уничтожению, одновременно состав­ляют акт по форме 6 ГОСТ 2.501—68 о списании дубликатов, ко­пию которого высылают организации — держателю подлинников. Организация — держатель подлинника в соответствующих кар­точках учета документов в графе «Списано» отмечает номер и дату акта списания документов.
віза то
Лист [Іридилж. на листе
Грасрик загрузки самвлетев, ВылетеВших из аэропорта за 19- г.
023021. в0427. в» 15А
Пвдразд.
5'2 отд.
Подл, на пред пр. 023021 Издание
Эсерок
Формат 12
Учет копий
Применяемость
Наим Зону».
ИнВ. Дл
Дата пастилл.
Кол. лием.
Цата
Основан
Кал {/Лаю)
Цата
Обозначение
Ши ФР, ин деке изде лая или Узаказа
Подл.
1645
12.01.79
1

посту пило
спаса но

Дубл.
Д1
10. 02 79
1
7Ш79
на'кл 10
4

17.0139
023027. 00401. 004 9А

ДО АО

т.н.

П.0К19
023029 00913. 009 9А
Таш. ОАО
Изменения

Изи.
гЛ и звеш,.
Дата
Листы

1
027027. ^-79А
1.02.79
1

Манен ты
Отд. 52
022959
023028

1 Учтенные абоненты і
Дата
25.01.79
25.01.99
10. 02.79

Код. экз. и л/е докум.
^2 1ЭИЗ.
узд?3™-

ІЭКЗ.

Списано

Дата

к пл. экз. и № докум.

Списано

\ чертеж техн, карта
1
I
1
1
1
1
1
1
1
1
1

Моменты

Дата

Коп. экз.
1
I
I
1
1
1
1
1
1
1
1

аК докум.

Списано

Дата

Кол. экз.
1
I
1
1
1
1
1
1
1 1
1
1

Кq докум.

Списано

-S

Дата

Кол. экз.
1
I
1
1
1
1
1
1
1
1
1

Мдокум.

Списано

1 Разовые І і выдачи І
Кому

дата

КОЛ. экз.

023028
Лист
Про дол ж. но листе
График загрузки самолетов, Вылетевших, из аэропорта за 19 г.
023021. 00021. 0015А
Подразд.

Подл, на предо. 023021 Издание Исерок
формат 12
Учат копий
Применяемость
Наим, докуп
Инд. Н°
Дата поступл
Нол. лист
Дата
Основан.
кол. (№зкз.}
Цата
Обозначение
Шифр, ин деке изде лил или ^заказа.
Подл.

посту ПОЛО
спи­
сано

Дудл.
Инд. 10
12.02.19
1
10.0213
Накл. 5
2

т.н.

Изменения

Изм.
И- издеш,.
Дата
Листы

Выдача копий

Абоненты
Отд. 10
Отд. 74

1 Учтенные абоненты
Дата
25.02.19
25.02. 99

КОД. зкз. и н* ооним-
Н2 13кз
2экЗ.
S3, S4

Списано

Дата

Кол. экз. и гіваокум.

Списано

аертедс техн, нарта
Ч. [т.н.
4. \т.к.
ч. \т. к.
Ч. |/77. К.
ч. \т.к.
ч. \т,к.
ч. \т.к.
ч. \т.к.
Ч. |Л7.Л.
Ч |/77.К
ч. \пг.к.

Абононты

Дата

Кол. зкз.
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

№ до кум.

Списано

Дата

Кол. дКЗ.
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

№докум.

Списано

Дата

Кол. экз.
1
1
1
1
1
1
1
1
1
J
1

№ до кум.

Списано

[Разовые і
[Выдачи 1
Кому

Дата

Кол. ЗКЗ.
— —

. —,— --

022959
Лист
Продолж.
ла листе
График загрузки самолетов, Вылетевших из аэропорта за 79— г.
023027. 00027. 0015А
Подразд.

Подл, на предпр.
023027
Падание
К серо к
Формат
12
Учет копий
Применяемость
найм, дпкум.
Инв. №
Дата поступи.