ГОСТ 24.402-80
Download document
.docx format · available to registered users
Система технической документации на АСУ
System of technical documentation for computer control systems. Registration, storage and access
Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 14 мая 1980 г. № 2102 срок введения установлен
с 01.01,81
Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 24.101—80.
1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501—68 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой государственной системы, делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.
1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют в соответствии с ГОСТ 2.102—68 на подлинники, дубликаты и копии.
1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация (предприятие) — держатель подлинника.
1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 24.101—80, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий)—участников создания АСУ.
Каждый из документов, входящий в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником, дубликатом или учтенной копией.
Издание официальное Перепечатка воспрещена
* Переиздание (май 1986 г.) с Изменением № 1, утвержденным в августе 1985 г. (ИУС 11—85).
Документы, разработанные организацией (предприятием) — хранителем полного комплекта, включают в него в виде подлинников.
2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501—68. Инвентарные книги подразделяют на:
книги подлинников (ИКП);
книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
книги дубликатов (ИКД).
Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.
2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненных ! по формам 2, 2а, 26, 2в ГОСТ 2.501—68. В карточке учета доку- | ментов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Ин- ! деке предприятия», «Продолжение на листе», «Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк таб- । личной части. I
2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными ; непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:
пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);
наличие необходимых подписей и дат;
комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
наличие всех листов подлинника, включая приложения.
2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах подлинника. Каждому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов.
Допускается заполнять графы учета только на титульном и । заглавном листах документа.
2.6. При учете восстановленного подлинника в графе «Примечание» ИКП делают отметку «Восстановлен, дата и подпись сот- 110
рудника», в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс «В».
2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.
2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе «Примечание» указывают организацию (предприятие) — держатель подлинника.
2.9. Дубликаты в организации (на предприятии)—держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета документов, составленной на соответствующий подлинник. В графе «Абоненты» проставляют наименование организации-дублера, в графе «Дата» — дату отправки дубликата, в графе «Кол. экз.» — количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом «Д», например, «Д1».
2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК, при этом в графе «Кем выпущен» указывают наименование организации-разработчика. Инвентарный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии документа.
2.11. В справочном приложении даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учетную копию документа.
3.1. Хранению в отделе (бюро) технической документации подлежат только учтенные документы.
3.2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
3.3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стеллажами, шкафами для размещения документов.
Документы следует хранить раздельно:
подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты; контрольные копии; рабочие копии; копии документов других организаций; документы и отдельные листы документов, аннулированные по извещениям.
Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к АСУ.
3.4. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрован- ными. Подлинники дубликаты, выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется хранить в папках с клапанами, папки устанавливают в вертикальном положении на стеллажах (шкафах). В документе, выполненном, в основном, на листах формата А4 по ГОСТ 2.301—68, отдельные листы формата АЗ и более допускается складывать по размеру формата А4.
Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведения, необходимые для поиска документа (инвентарный номер, наименование АСУ, обозначение документа и др.).
3.5. Копии следует хранить переплетенными, листы формата АЗ и более должны быть сложены по размеру формата А4.
Допускается изготовлять уменьшенные дубликаты и копии документов по отношению к подлиннику при условии соответствия их требованиям ГОСТ 2.301—68, ГОСТ 13.1.003—83 и возможности внесения изменений. На дубликатах и копиях документов, изготовленных с изменением масштаба, на свободном поле в левом нижнем углу первого листа (страницы) дубликата, копии должен быть поставлен штамп размером 15X60 мм, высотой шрифта 3 мм — «масштаб изображения изменен».
3.6. 3.5. (Измененная редакция, Изм. № 1).
3.7. Передача подлинников (дубликатов) в специализированный фонд (фонд алгоритмов, программ и др.) должна быть оформлена актом.
4.1. Дубликат действует на правах подлинника только для снятия копий.
4.2. Изготовление дубликатов — по ГОСТ 2.502—68.
4.3. В случае передачи подлинников в специализированный фонд организация-разработчик должна изготовить дубликаты передаваемых документов для хранения и снятия копий.
4.4. При отсутствии надобности в дубликатах в организации- дублере дубликаты подлежат уничтожению, одновременно составляют акт по форме 6 ГОСТ 2.501—68 о списании дубликатов, копию которого высылают организации — держателю подлинников. Организация — держатель подлинника в соответствующих карточках учета документов в графе «Списано» отмечает номер и дату акта списания документов.
віза то
Лист [Іридилж. на листе
Грасрик загрузки самвлетев, ВылетеВших из аэропорта за 19- г.
023021. в0427. в» 15А
Пвдразд.
5'2 отд.
Подл, на пред пр. 023021 Издание
Эсерок
Формат 12
Учет копий
Применяемость
Наим Зону».
ИнВ. Дл
Дата пастилл.
Кол. лием.
Цата
Основан
Кал {/Лаю)
Цата
Обозначение
Ши ФР, ин деке изде лая или Узаказа
Подл.
1645
12.01.79
1
посту пило
спаса но
Дубл.
Д1
10. 02 79
1
7Ш79
на'кл 10
4
17.0139
023027. 00401. 004 9А
т.н.
П.0К19
023029 00913. 009 9А
Таш. ОАО
Изменения
Изи.
гЛ и звеш,.
Дата
Листы
1
027027. ^-79А
1.02.79
1
Манен ты
Отд. 52
022959
023028
1 Учтенные абоненты і
Дата
25.01.79
25.01.99
10. 02.79
Код. экз. и л/е докум.
^2 1ЭИЗ.
узд?3™-
Списано
Дата
к пл. экз. и № докум.
Списано
\ чертеж техн, карта
1
I
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Моменты
Дата
Коп. экз.
1
I
I
1
1
1
1
1
1
1
1
аК докум.
Списано
Дата
Кол. экз.
1
I
1
1
1
1
1
1
1 1
1
1
Кq докум.
Списано
-S
Дата
Кол. экз.
1
I
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Мдокум.
Списано
1 Разовые І і выдачи І
Кому
дата
КОЛ. экз.
023028
Лист
Про дол ж. но листе
График загрузки самолетов, Вылетевших, из аэропорта за 19 г.
023021. 00021. 0015А
Подразд.
Подл, на предо. 023021 Издание Исерок
формат 12
Учат копий
Применяемость
Наим, докуп
Инд. Н°
Дата поступл
Нол. лист
Дата
Основан.
кол. (№зкз.}
Цата
Обозначение
Шифр, ин деке изде лил или ^заказа.
Подл.
посту ПОЛО
спи
сано
Дудл.
Инд. 10
12.02.19
1
10.0213
Накл. 5
2
т.н.
Изменения
Изм.
И- издеш,.
Дата
Листы
Выдача копий
Абоненты
Отд. 10
Отд. 74
1 Учтенные абоненты
Дата
25.02.19
25.02. 99
КОД. зкз. и н* ооним-
Н2 13кз
2экЗ.
S3, S4
Списано
Дата
Кол. экз. и гіваокум.
Списано
аертедс техн, нарта
Ч. [т.н.
4. \т.к.
ч. \т. к.
Ч. |/77. К.
ч. \т.к.
ч. \т,к.
ч. \т.к.
ч. \т.к.
Ч. |Л7.Л.
Ч |/77.К
ч. \пг.к.
Абононты
Дата
Кол. зкз.
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
№ до кум.
Списано
Дата
Кол. дКЗ.
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
№докум.
Списано
Дата
Кол. экз.
1
1
1
1
1
1
1
1
1
J
1
№ до кум.
Списано
[Разовые і
[Выдачи 1
Кому
Дата
Кол. ЗКЗ.
— —
. —,— --
022959
Лист
Продолж.
ла листе
График загрузки самолетов, Вылетевших из аэропорта за 79— г.
023027. 00027. 0015А
Подразд.
Подл, на предпр.
023027
Падание
К серо к
Формат
12
Учет копий
Применяемость
найм, дпкум.
Инв. №
Дата поступи.
