Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения

йШ/

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

СОЮЗА ССР

СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ

НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ

ГОСТ 28388—89

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫй"кОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ

КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

Москв
а

УДК 681.327.6:006.354

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Системы обработки информации

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ

ДАННЫХ

Порядок выполнения и обращения
Information processing systems.
Documents on magnetic media.
Order of realization and circulation ЮКСТУ 4002
Дата введения 01.01.91
Настоящий стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН).
Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на маг­нитных носителях (ДМ), а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ.
Документы на МН микрофильмированию не подлежат.
Термины, используемые в стандарте, и пояснения к ним приве­дены в приложении 1.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. ДМ выполняют и включают в комплект документов в со­ответствии с настоящим стандартом и стандартами ЕСКД, ЕСПД, •ЕСТД и КС АС.
1.2. Для документирования используют следующие виды МН: магнитные ленты;
магнитные диски;
гибкие магнитные диски.
1.3. Объектами управления данными при выполнении ДМ яв- .ляются файлы (наборы данных). ДМ выполняют в виде одного или нескольких файлов. Структура, разметка файлов, форматы и •содержание меток по:
ГОСТ 25752 — для магнитных лент шириной 12,7 мм;
ГОСТ 28104 — для магнитных лент шириной 3,81 мм;

ГОСТ 28081 —для гибких магнитных дисков.
Примечания:
1.4. Не установленную нормативно-техническими документами (НТД) струк­туру и разметку файлов описывают в инструкции по применению ДМ (приложе­ние 2) или дают в ней (или других документах комплекта документации) ссыл­ку на соответствующий документ.
1.5. При необходимости допускается выполнение документов на МН без ме­ток.
1.6. Документ в зависимости от его объема и емкости МН мо­жет быть записан на одном или нескольких томах.
Несколько документов могут быть записаны на одном томе.
1.7. ДМ, располагаемые на одном томе МН, записывают с оди­наковой плотностью записи.
При записи одного ДМ на нескольких томах использут один и тот же вид и тип МН, а также одинаковую плотность записи для всех томов, на которых размещен ДМ.
При необходимости допускается выполнять документ на носи­телях данных разного вида, например, сплошной текст на МН, а рисунки — на бумаге.
1.8. Каждый ДМ сопровождается информационно-поисковой характеристикой (ИПХ) в соответствии с разд. 4.
1.9. Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, из­готовление, согласование и утверждение ДМ, проставляют в удо­стоверяющем листе (УД), который выполняют в соответствии с разд. 6.
Допускается указанные выше подписи проставлять в листе ут­верждения (ДУ), предусмотренном стандартами ЕСКД и ЕСПД.
1.10. Каждый магнитный носитель с записанными документами (МНЗ) должен иметь этикетку по ГОСТ 2'7781.
Примеры оформления этикетки, ее заполнения и расположения на МН приведены в приложении 3.
1.11. На каждый МНЗ выполняют сопроводительный доку­мент — ведомость МНЗ в соответствии с разд. 7.
1.12. Все находящиеся на хранении и в обращении на пред­приятии ДМ подлежат учету. Учет, хранение, размножение, вне­сение изменений в ДМ осуществляет служба технической доку­ментации (СТД) в соответствии с разд. 8—11 и приложением 4.
1.13. МНЗ должны подвергаться профилактическому контролю для определения сохранности информации на МН согласно при­ложению 5.
1.14. Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих нормативных доку­ментах для конкретных видов и типов МН.
1.15. Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с их экс-
плуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке.
1.16. Передачу ДМ потребителю осуществляют в виде дубли­катов (копий) согласно приложению 6.

2. ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

В ПРОЦЕССЕ ОБРАЩЕНИЯ

2.1. По характеру использования в процессе обращения ДМ подразделяют на оригинал, подлинник, дубликат, копию (табл. 1).
Таблица 1
Характер исполь­зования ДМ
Определение
Код
ДМ-оригинал
ДМ, выполненный, оформленный и удосто­веренный подлинными подписями по правилам данного стандарта и предназначенный для из­готовления с него подлинника. Допускается оригинал использовать в качестве подлинника
—
ДМ-подлинник
ДМ, выполненный, оформленный и удосто­веренный подлинными подписями по правилам данного стандарта, о котором имеется указа­ние, что этот экземпляр ДМ является подлин­ником. Подлинник используют для изготовле­ния дубликатов и копий.
п
ДМ-дубликат
ДМ, идентичный или аутентичный подлинни­ку, о котором имеется указание, что этот экзем­пляр ДМ является дубликатом. Дубликат ис­пользуют для изготовления копий и (или) вос­становления подлинника
Д
ДМ-копия
ДМ, идентичный или аутентичный дублика­ту (подлиннику). Копии используют для непо­средственного применения в процессах управ­ления, проектирования, управления вычисли­тельным процессом в ЭВМ, изготовления, кон­троля, эксплуатации, ремонта и т. п. Копия может использоваться для изготовления, копий
к

2.2. ДМ могут быть первичными и вторичными. Из одного или нескольких первичных ДМ могут быть получены различные вто­ричные документы на разных видах носителей данных (приложе­ние 7).

3. НАИМЕНОВАНИЕ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

3.1. ДМ присваивают наименование и обозначение в соответ­ствии с системой документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т. п.), к которой он отнесен. В обозначении ДМ код вида носите­ля данных не указывают.
3.2. Если ДМ разбит на части, то каждой части присваивают обозначение по правилам той системы документации, к которой относится документ. Если эти правила не установлены, то для1 каждой части, начиная со второй, к обозначению документа до­бавляют порядковый номер (начиная с единицы), при этом, если обозначение документа оканчивается цифрой, то порядковый но­мер отделяют от обозначения точкой, например: АБВГ.ХХХХХХ, ХХХВП; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП1;

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХД 1.1; К50241 .ХХХХХ. 1.

3.3. Если один документ размещен на нескольких носителях данных разного вида (например, текстовая часть документа на. МН, а рисунки и схемы—на бумаге), то его следует оформлять- как документ, разбитый на части. Части документа, записанные- на МН, следует оформлять и обозначать в соответствии с насто­ящим стандартом.

4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

4.1. ИПХ ДМ — это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обра­щении отдельно от ДМ. ИПХ в общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл. 2.
Таблица 2
Наименование
Пояснение
группы атрибутов
атрибута

1. Описание документа
Обозначение документа
Наименование докумен­та Тема Класс документа
Вид документа
Первичное применение
Инвентарный (регистра­ционный) номер Литера
Восстановление
Тематика документа
Принадлежность ДМ к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т. п.)
Вид ДМ в зависимости от его ис­пользования (по табл. 1) Обозначение основного документа, в котором впервые записан данный ДМ Номер регистрации ДМ в службе хранения
Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2-103, ГОСТ 19.104, ГОСТ 3.1102 Указывают обозначение ДМ и архив­ное обозначение МНЗ, с которого вос­становлен подлинник, и порядковый номер восстановления
Продолжение табл. 2
Наименование
Пояснение
группы атрибутов
атрибута

Аннотация
Использование докумен­та
Краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалент­ную информацию в документе Указываются технические и програм­мно-информационные средства, необ­ходимые для использования ДМ
2. Даты и время
Дата и время копирова­ния документа
Дата создания
Дата утверждения
Дата приема в службу хранения
Дата аннулирования,
срок действия
Дата утверждения
Дата снятия ограничений
Текущая дата и время суток выпол­нения и получения конкретного экзем­пляра ДМ
Дата создания (разработки) ДМ
Дата утверждения ДМ
Дата постановки ДМ на учет в служ­бе хранения
Даты, после которых документ счи­тается недействительным
Дата, после которой документ уничто­жается (служба хранения освобож­дается от документа), указывают при сохранении ИПХ
Дата, после которой с документа сни­маются любые ограничения, указан­ные в атрибуте «Классификация за­щиты»
3. Изменения
Обозначение извещения об изменении
Номер изменения доку­мента
Инвентарный номер за­
мененного подлинника
Редакция (версия)
Обозначение документа, согласно ко­торому производят изменение ука­занного в нем ДМ
Очередной порядковый номер изме­нения, вносимого в ДМ
Инвентарный номер подлинника ДМ, взамен которого выполнен данный ДМ
Порядковый номер редакции (версии) ДМ
4. Создатели
Автор
Организация-разработ­чик
Изготовитель
Владелец
Лицо (лица), являющееся создателем (разработчиком) ДМ и ответственное за его содержание
Организация, создающая ДМ, издаю­щая его от своего имени, т. е. являю­щаяся разработчиком (автором) до­кумента
Лицо (лица), ответственное (ые) за изготовление и контроль ДМ Настоящий (текущий) держатель подлинника ДМ (администратор ДМ)
5. Информа­
ция пользо­вателя
Информация об автор­ском праве
Даты авторского права
Организация, к которой переходят авторские права
Дата, связанная с авторским правой

Продолжение табл. 2
Наименование
Пояснение
группы атрибутов
атрибута

Список рассылки
Список предполагаемых получателей данного ДМ или ссылка на ранее ус­тановленный (ые) список (и)
6. Внешние ссылки
Ссылки на другие доку­менты
Ссылка на первичный документ
Ссылка на замененный документ
Перечень документов, на которые в ДМ имеются ссылки, в том числе ин­струкция по применению ДМ (при ее наличии). Лист утверждения или удостоверяющий лист указывают пер­вым
Указыв