Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ<br> <br> НАКАЗ<br> <br> N 88 від 24.05.95 Зареєстровано в Міністерстві<br> м.Київ юстиції України<br> 05 червня 1995 р.<br> vd950524 vn88 за N 168/704<br> <br> <br> Про затвердження Положення про документальне<br> забезпечення записів у бухгалтерському обліку<br> <br> <br> Відповідно до Положення про Міністерство фінансів України,<br>затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 лютого<br>1993 року N 147, НАКАЗУЮ:<br> <br> Затвердити та надіслати для застосування Положення про<br>документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку,<br>додається.<br> <br> Заступник Міністра С.А.Буковинський<br> <br> <br> Затверджено<br> наказом Міністерства фінансів України<br> від 24 травня 1995 року N 88<br> <br> Положення<br> про документальне забезпечення записів<br> у бухгалтерському обліку<br> <br> 1. Загальні положення<br> 1.1. Положення встановлює порядок створення, прийняття і<br>відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання<br>первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської<br>звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими<br>організаціями (крім банків) незалежно від форм власності (надалі -<br>підприємства), установ та організацій, основна діяльність яких<br>фінансується за рахунок коштів бюджету (надалі - установи).<br> 1.2. Господарські операції відображаються у бухгалтерському<br>обліку методом їх суцільного і безперервного документування.<br>Записи в облікових регістрах провадяться на підставі первинних<br>документів, створених відповідно до вимог цього Положення.<br> 1.3. Усі первинні документи, облікові регістри і<br>бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою.<br>Поряд з українською мовою може застосовуватись інша мова у<br>порядку, визначеному статтею 11 Закону України "Про мови в<br>Українській РСР" ( <A HREF="705">8312-11</A> ).<br> Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському<br>обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований<br>аутентичний переклад на зазначену мову.<br> <br> 2. Первинні документи<br> 2.1. Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують<br>та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та<br>дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.<br> Господарські операції - це факти підприємницької та іншої<br>діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і<br>фінансових результатів.<br> 2.2. Первинні документи повинні бути складені у момент<br>проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо,<br>безпосередньо після її завершення. При реалізації товарів за<br>готівку допускається складання первинного документа не рідше<br>одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків<br>тощо. Для контролю та впорядкування обробки інформації на основі<br>первинних документів можуть складатися зведені документи (далі<br>первинні документи).<br> 2.3. Документи, створені засобами обчислювальної техніки на<br>машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку<br>за умови надання їм юридичної сили і доказовості.<br> Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути<br>записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому),<br>виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і<br>закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.<br> На вимогу контролюючих або судових органів та своїх<br>контрагентів підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок<br>зробити копії таких документів на паперовому носії.<br> 2.4. Первинні документи (на паперових і машинозчитуваних<br>носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості<br>повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва підприємства,<br>установи, від імені яких складений документ, назва документа<br>(форми), код форми, дата і місце складання, зміст господарської<br>операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі),<br>посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та<br>здійснення господарської операції і складання первинного<br>документа.<br> При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки<br>реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.<br> Залежно від характеру операції та технології обробки даних до<br>первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:<br>ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру,<br>номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про<br>документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.<br> 2.5. Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням<br>факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним<br>способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання<br>первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах<br>організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим<br>способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати<br>особу, яка здійснила господарську операцію.<br> Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи,<br>відповідальної за правильність складання документа. Належність<br>коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем<br>документа на машинозчитуваному носії, а також створюються<br>технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають<br>можливість користування чужими кодами.<br> 2.6. Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у<br>здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових<br>коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших<br>об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що<br>виконує ці операції, копіями первинних документів про таку<br>операцію.<br> 2.7. Первинні документи складаються на бланках типових форм,<br>затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках<br>спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами<br>України. Документування господарських операцій може здійснюватись<br>з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні<br>обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.<br> 2.8. Додаткові вимоги до порядку створення первинних<br>документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів,<br>товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна<br>передбачаються іншими нормативними актами.<br> 2.9. У випадках, установлених законодавством, а також<br>міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів<br>можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої<br>звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм,<br>затверджених відповідно Міністерством статистики за погодженням з<br>Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за<br>погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів<br>України, із обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій,<br>білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі<br>бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення<br>якої (нумератором, типографським способом) встановлюють<br>міністерства і відомства.<br> Порядок використання та обліку бланків первинних документів<br>суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення<br>яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими<br>нормативними актами.<br> 2.10. Записи у первинних документах, облікових регістрах<br>повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою<br>кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів,<br>засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили<br>збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання<br>документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних<br>виправлень.<br> 2.11. Вільні рядки в первинних документах підлягають<br>обов'язковому прокреслюванню.<br> 2.12. Створення первинних документів на машинозчитуваних<br>носіях провадиться з дотриманням вимог цього Положення, вказівок<br>про надання юридичної сили документам на носіях інформації і про<br>організацію бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної<br>техніки.<br> 2.13. Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування<br>фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені,<br>у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і<br>працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку<br>оформлення та подання для обліку відомостей і документів.<br> Керівником підприємства, установи затверджується перелік<br>осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні<br>документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з<br>відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів,<br>товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого<br>майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на<br>здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і<br>цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.<br> 2.14. Відповідальність за своєчасне і якісне складання<br>документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту<br>терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за<br>достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які<br>склали і підписали ці документи.<br> 2.15. Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці<br>працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і<br>змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових<br>реквізитів та відповідність господарської операції діючому<br>законодавству, логічна ув'язка окремих показників.<br> 2.16. Забороняється приймати до виконання первинні документи<br>на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам,<br>встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових<br>коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують<br>договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі,<br>власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи<br>повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи<br>для прийняття рішення.<br> 2.17. Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати<br>відмітку, яка виключає можливість їх по