Конструкторская документация. Массив данных на магнитных носителях. Порядок учета, хранения, обращения и внесения изменений

ООО НИИ «ПРИМА»

Конструкторская документация

МАССИВ ДАННЫХ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ

Порядок учета, хранения,
обращения и внесения изменений
*
ОСТ4.000.037-88
Издание официальное
Редактор И.Л. Мирошниченко
Технический редактор М.Н. Русакова
Подписано к печати 2.02.89 г. Формат 60x90/16
Объем 0,5 п.л. Тираж 1370 экз. Заказ №■///

ВНИИ

ОТРАСЛЕВОЙ СТАНДАРТ

Конструкторская документация

МАССИВ ДАННЫХ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ

Порядок учета, хранения, обращения и внесения изменений

ОКСТУ 0002

Срок действия с 01.07.89
до -81 .~Г2т90 і
Настоящий стандарт распространяется на массивы конструкторских< технологических и справочных данных на магнитных носителях (МН) (далее - документы на МН) и устанавливает порядок учета, хранения, обращения и внесения изменений,.
Стандарт разработан в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84.
Пояснения терминов "массив конструкторских данных", "массив технологических Данных", "массив справочных данных" по 0СТ4.ООО.035-87.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и ко­пии документов на МН подлежат учету и хранению в отделе технической документации (ОТД) или бюро технической документации (БТД) предприя-t тия. ~ ~~
1.2. Хранение документов на МН должно производиться в специали-t зированном помещении при ОТД (БТД) или при вычислительном центре"
Ответственным за хранение является ОТД (БТД) предприятия.
1.3. В целях обеспечения хранения, учета и обращения докумен­тов на МН в составе ОТД (БТД) рекомендуется создавать спепхгльную группу, на которую возлагаются следующие основные функции:
прием и учет документов на МН;
хранение документов не МН;
внесение изменений в документы не МН;
изготовление копий;
аннулировение документов на МН;
восстановление подлинников;
проверка и контроль документов на МН на сохранность записан­ной йа них информации;
проведение профилактических мероприятий с документами на МН;
выдача документов пользователям;
контроль правильности оформления сдаваемых на архивное хране­ние документов г? МН и т.д.

2. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ГЧ МН

2.1. При приеме документов .£ МН сотрудник ОТД (БТД) проверя­ет:
физическое СОСТОЯНИЄ,ВрСИТЄАЯ (отсутствие вмятин, надрывов, краевых дефектов,отслаивающихся частиц магнитного слоя и т.д.);
наличие акта о приеме-передаче подлинника в соответствии с 0СТ4.ООО.035-87 (в случае передачи подлинника документа на МН разра­ботчиком документа предприятию - держателю подлинника);
наличие основной надписи с установленными подписями.
2.2. Все подлинники, принятые не хранение в ОТД (БТД), ретае=- трируют в инвентарной книге подлинников по ГОСТ 27501^88, форма I.
Примечанием графе "Кол. листов" следует указывать количество частей документа на МН, в графе "Формат" - тип МН (маг­нитная лента, магнитный диск, гибкий магнитный диск).
2.3. Каждому принятому в ОТД (БТД) подлиннику документа на МН присваивают независимо от количества частей один инвентарный номер, неизменяемый до его списания.
2.4. Инвентарный номер записывают в основную надпись докумен­та на МН по 0СТ4.ООО.036-88, карточку учета по ГОСТ 2.501-88, форм- мы 2, 2а, 26, 2в, на упаковке магнитного носителя.
В графех "Учет копий" и "Выдача копий" ведут запись только контрольной копии.
Примечание: В графе "Формат" следует указывать тип МН, в графе "Кол.листов" - количество частей документа на МН, в графе "Листы" - номер части документа. Графу "Технологический доку­мент" не заполняют.
2.5. Учет контрольных копий производят на отдельной карточке учета по ГОСТ 2.501-88, формы 2, 2а, 26, 2в.
В графах "Учет копий" и "Выдача копий" записывают информацию по рабочим копиям, получаемым с контрольной копии документа на ЙН.

3. ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА МН

3.1. Документы на МН должны храниться в специально отведенных .да этой цели помещениях.
3.2. В помещениях должно быть обеспечено кондиционирование воз­духа. Допустимо воздушное или водяное отопление, совмещенное с при­точной вентиляцией, оборудованной противопыльными фильтрами.
3.3. Материалы, используемые для внутренней отделки помещений, изготовления оборудования и упаковки документов, не должны собирать пыль и быть источником пыли или агрессивных химических веществ.
3.4. Освещение может быть естественным или искусственным'. Не допускается прямое попадание солнечных лучей на документы.
3.5. Документы на МН должны храниться в помещениях с темпера­турой (18+2 )°С и относительной влажностью (60+5)%.
3.6. Документы на магнитных лентах должны храниться в вертикальі- ном положении или в подвешенном состоянии на стеллажах или в шкафах.
3.7. Документы на магнитных дисках должны храниться на полках стеллажей или шкафов в горизонтальном положении. Запрещается ставить пакеты-дисков или диски друг на друга.
3.8. Стеллажи~и~полш~шкафот^олкны быть изготовлены из немаг­нитного материала. Допускается применение стеллажей со стальным кар­касом при условии замыкания контуров стеллажей и заземления.
3.9. До передачи на хранение в ОТД (БТД) документы на МН должны быть подготовлены к хранению.
3.10. Порядок подготовки документов на МН к хранению, а также порядок проверки их на сохранность записаннойинформации в процессе хранения устанавливают на предприятии.
3.11. Проверка и контроль документов на МН на сохранность запи­санной на них информации осуществляются не реже одного раза в 6 ме­сяцев на ЭВМ.
3.12. МН регулярно подвергаются профилактической очистке от пы­ли и грязи. Не использовавшиеся в течение 6 месяцев магнитные ленты перематывают с целью снятия внутренних напряжений в рулоне.
3.13. Подлинники, контрольные копии и рабочие копии документов на МН рекомендуется хранить в порядке возрастания обозначений в пре­делах одного типа МН.
3.14. Подлинники и контрольные копии документов на МН, как пра­вило, из ОТД (ЕГД) не выдают. В исключительном случае, когда в сос­таве ОТД (БТД) не может быть создана специальная группа хранения, учета и обрэчшчмя документов на МН, допускается задавать из ОТД
(ЕЙ) подлинники и контрольные копии для проведения работ, указан­ии! в пп.3.10 и З.ІІ, а также для внесения изменений, изготовления копий, восстановления подлинника.
3.15. Видану подлинника и контрольной копии документа не МП производят по абонентской карточке (ГОСТ 2.501-88, формы 3, За),
3.16. При возвращении подлинников документов на МН в присутст­вии работника ОТД (БТД) производят контроль за правильностью запи­санной информации, после чего работник ОТД (БТД) расписывается в абонентской карточке в получении подлинника.
Порядок проведения контроля устанавливают на предприятии.
3.17. Учет выдачи и возврата рабочих копий документов на МН производят по карточкам учета (ГОС'" 2.501-88, формы 2, 2а).
Выдачу и возврат копий могут производить по абонентским карточ­кам.
При возвращении копий докумег эв на МН работник ОТД (БТД) про­веряет физическое состояние МН.
3.18. Утратившие значение документы на МН аннулируют и изымают из обращения. Аннулирование документов должно производиться на Ї основании "Извещения об изменении". При аннулировании документа в его карточку-Учета__должна быть внесена запись или штамп "Аннтлиро- її ваніс указанием основания (обозначение "Извещения об изменении").
3.19. Аннулированный документ хранят в соответствии с положени­ем, действующим напредприятии.
3720. После уничтожения документа (стирания информации) МН в хо­рошем физическом состоянии могут использоваться в работе; не пригод­ные к работе МН списывают в соответствии с правилами списания и уничтожения материальных ценностей, действующими на предприятии.
3.21. Подлинники документов на МН, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены на новом МН.
3.22. Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или уте­рянного подлинника.
3.23. Восстановление подлинника производят с контрольной копии или с восстанавливаемого подлинника.
3.24. Не восстановленный подлинник оформляют новую этикетку в соответствии с 0СТ4.ООО.036-88, форма I, в которой в графе "Изго­товил" проставляют фамилию и подпись лица, записывающего информацию на новый носитель. Все остальные данные должны быть воспроизведены с этикетки восстанавливаемого подлинника.
3.25. Восстановленные подлинники должны быть заверены ответствен­ным лицом. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, выполняют тушью на отдельной этикетке произвольных разме­ров, которую наклеивают на МН, например:
’■Восстановлен с подлинника
Верно: (подпись, фамилия, дата)";
"Восстановлен с контрольной копии Верно: (подпись, фамилия, дата)".
3.26. Восстановленный подлинник сохраняет инвентарный номер восстанавливаемого подлинника, прячем о восстановлении делают отмет­ку в инвентарной книге и в карточке учета документа.

4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТЫ НА МН

4.1. Изменения, а также аннулирование документов на МН произ­водят на основании "Извещения об изменении" (ГОСТ 2.503-1М;Ц?ормы I, ц1а -и Г00Т-&т505-82-, форми I, 1о). Обозначение документа на МН при "■Л внесении в него изменений остается неизменным.
4.2. Извещение может выпускать только предприятие - держатель подлинника документа на МН.
4.3. Извещению присватают обозначение в соответствии с ГОСТ 2.503-7^с добавлением буквенного кода "МН", например:

"АБВГ.21-88 МН".

Порядковый регистрационный номер устанавливают в пределах предприятия.
4.4. В подлинники документов на МН изменения вносят путем: замены одного документа другим;
изменения части информации в документе на МН без его замены.
4.5. В копии документов на МН изменения вносят только путем из замены.
4.6. Если изменение производят путем замены одного документа на МН другим, оформляют новую этикетку, в которой проставляют послед­ний номер изменения, в графе "Изготовил” - фамилию и подпись лица, записавшего информацию на новый носитель, а все остальные графы вос­производят с этикетки замененного документа.
4.7. При внесении изменения в документ на МН путем изменения в нем части информации этикетку сохраняют, в ней проставляют очеред­ной номер изменения.
4.8. Допускается накапливать изменения, которые необходимо вносить